Notulen van de Algemene Ledenvergadering van de Associação Clube Neerlandês (NCA) Portugal gehouden op 20 april 2017 in restaurant Recanto dos Mouros in Silves.

Aanwezig: 14 stemhebbende leden, waaronder de voorzitter van de kascommissie, het comité van de Algemene Vergadering bestaande uit de voorzitter, twee secretarissen, bestuursleden en de leden Marja van Broekhoven, Rens Kragtwijk, Nico Quakernaat, Ad en Edda Everaars, Corien den Ouden en Gerty en Raymond Cornelisses-Geerts.

Alle aanwezigen hebben de convocatie ontvangen alsmede de agenda die elf onderwerpen bevat. De secretaresse wordt aangesteld als notulist van de Algemene Vergadering.

1. De voorzitter opent om 11.15 uur de vergadering, heet iedereen welkom en meldt dat de NCA in april 2002 gestart is en dat de vereniging in 2005 de officiële status van ‘Associação’ gekregen heeft. Dit is de twaalfde Algemene Ledenvergadering. Twee bestuursleden, Ben ten Hoeve en Joost Rombouts, zijn verhinderd om aanwezig te zijn.

2. De notulen van de Algemene Ledenvergadering gehouden op 20 april 2016 werden gepubliceerd op de NCA-website. Deze notulen worden unaniem goedgekeurd door de aanwezigen.

3. De voorzitter presenteert een analyse van het verloop van het ledenbestand in 2016. De eerste jaren groeide het aantal leden van de NCA erg hard en werd er van 2007 tot 2009 een gemiddelde ledenstijging van 10% gerealiseerd. De jaren daarna was de stijging nog gemiddeld 3%. Vanaf 2011 was er nagenoeg geen groei meer in het aantal leden maar bleef het ledenaantal wel stabiel. In 2014 was er een groei van 0,5%.
Echter in 2015 hebben we een stijging mogen noteren van een 2%. In 2016 waren er 170 opzeggingen maar ook zo´n zelfde aantal inschrijvingen.

Op de vraag die gesteld wordt door Nico Quakernaat, of het zinvol is om de factor van 2 leden per adres aan te houden, legt de voorzitter uit dat de meeste leden meer dan één gezinslid hebben.

4. De aanwezige leden krijgen een balans per 31 december 2016 en een verlies- en winstrekening over de periode 1 januari 2016 tot en met 31 december 2016. De voorzitter geeft een toelichting op elk van de afzonderlijke posten op deze twee financiële overzichten.

Gerty Geerts vraagt of de uitnodigingen per e-mail i.p.v. per post verstuurd kunnen worden om de kosten te drukken, waarop de voorzitter bevestigend antwoordt dat de vereniging dit jaar uitprobeert of een uitnodiging per mail zo effectief is als een uitnodiging per brief, met uitzondering van de Nieuwjaarskaart.

Ad Everaars stelt voor om na te kijken of een samenwerking tussen Blik op Portugal en Entdecken Sie Algarve mogelijk is om op die manier de kwaliteit van “ons” blad te verhogen en kosten te besparen. Er wordt geconcludeerd dat het toch vooral belangrijk is om onze eigen identiteit te bewaren, dat een samenwerking tussen Nederlandstaligen en Duitsers niet eenvoudig is, maar dat het overlegd zal worden in een bestuursvergadering.

Rens Kragtwijk vraagt of het mogelijk is om de financiële gegevens 2 dagen vóór de Algemene Ledenvergadering te ontvangen, zodat men ze op voorhand kan analyseren en dan op de vergadering eventuele vragen ter tafel kan brengen. De voorzitter antwoordt bevestigend.

5. Het schriftelijk verslag en advies van de kascommissie wordt voorgelezen. Het advies van de kascommissie aan de Algemene Ledenvergadering om aan het bestuur van de Associação Clube Neerlandês (NCA) Portugal decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid in het boekjaar 2016, wordt in stemming gebracht.
Alle aanwezige stemhebbende leden volgen het advies van de kascommissie.

Ad Everaars spreekt zijn waardering uit over het reilen en zeilen van de vereniging.

6. De voorzitter geeft een overzicht van de belangrijkste doelen die in 2016 bereikt werden.
- Het negatieve resultaat is weggepoetst.
- Er werd een infodag georganiseerd in Coimbra.
- Met de inzamelingsactie voor het kindertehuis Bom Samaritano werd een mooie auto aangeschaft.

7. De voorzitter geeft een overzicht van de belangrijkste doelstellingen voor 2017.
- Activiteiten organiseren die de sociale contacten bevorderen.
- Blijven consolideren.
- Social Media meer gaan gebruiken.

Gerty Geerts wordt al weleens de vraag gesteld: “Waarom NCA-lid worden?” en weet dan niet precies wat te antwoorden. Er wordt gereageerd: omwille van de informatievoorziening in de eigen taal, de sociale contacten, het maandblad Blik op Portugal en de evenementen. Leden moeten geworven worden met een duidelijke argumentering. De vraag kan gesteld worden aan een aantal leden en een artikeltje kan in de Blik op Portugal geplaatst worden. Ad Everaars stelt voor om een folder van de NCA neer te leggen bij makelaars. Hij stelt de voorzitter voor om ieder kwartaal een spreekuur per Skype te houden en op die manier potentiële leden persoonlijker te benaderen. Ook dit zou gepromoot moeten worden in het maandblad.

Connie Geerlings vertelt dat er veel reacties komen via Facebook maar stelt de vraag hoe je mensen ertoe kunt aanzetten om lid te worden. Antwoord: een berichtje sturen en om gegevens vragen zodat verder contact gelegd kan worden.

Wim van Broekhoven stelt voor om contact op te nemen met de Algarve Kerk en te informeren hoe de koffieochtenden daar verlopen en te polsen of deze interessant kunnen zijn voor de NCA-leden.

8. Stemming bestuurslid Corien den Ouden en het aanstellen van Joost Rombouts tot penningmeester.
Tijdens beide stemmingen, stemt iedereen voor.

9. Stemming contributieverhoging per 01/01/2018.
Iedereen stemt voor de contributieverhoging.

10. Rondvraag.
Rens Kragtwijk biedt zich aan om volgend jaar voor de Kascommissie op te treden. Deze zal tijdig in de maand maart vastgelegd worden, zodat de leden die aanwezig zijn op de Algemene Ledenvergadering de cijfers tijdig ontvangen.

11. De voorzitter dankt de aanwezigen en sluit de vergadering om 12.45 uur.