Notulen van de Algemene Ledenvergadering van de Associação Clube Neerlandês (NCA) Portugal gehouden op 21 april 2010 in restaurant Van Gogh in Maritenda, Boliqueime. Aanwezig: 16 stemhebbende leden, waaronder de voorzitter van de kascommissie, het comité van de Algemene Vergadering bestaande uit de voorzitter en twee secretarissen, bestuursleden en de leden, Ana Fermin Melo, Ingrid van Wijkvliet-Deenen, Barbara van Gelderen, Thea Verhoeks, Louis en Roos Hustinx-Tollenaar, Willy Vandenplas en Suzanne Luza. Alle aanwezigen hebben de convocatie ontvangen alsmede de agenda die negen onderwerpen bevat. De secretaresse wordt aangesteld als notulist van de Algemene Vergadering. 1. De voorzitter opent om 11:00 uur de vergadering en heet iedereen welkom en meldt dat de NCA in april 2002 gestart is en dat de vereniging in 2005 de officiële status van ‘Associação’ gekregen heeft. Dit is de vijfde Algemene Leden Vergadering. 2. De notulen van de Algemene Leden Vergadering gehouden op 21 april 2009 zijn gepubliceerd in de Blik op Portugal van mei 2009 en werden geplaatst op de NCA website. Deze notulen worden unaniem goedgekeurd door de aanwezige leden. 3. De voorzitter presenteert een analyse van het verloop van het ledenbestand in 2009. Het totaal aantal leden is dit jaar licht gestegen met 2%. Er worden geen aspirant leden meer ingeschreven en bijgevolg zijn deze dus niet vermeld. De basisleden (abonnees) en de EU-leden stagneren. Er is een stijging in de volledige leden van 9%. 70% van de leden woont in de Algarve, 20% woont in andere delen van Portugal en 10% woont buiten Portugal. Er wordt door een lid de vraag gesteld hoe de verhoudingen zijn tussen de aanmeldingen en de afzeggingen. De voorzitter vermeldt dat er een natuurlijk verloop plaatsvindt. Er worden jaarlijks 5 à 7% afzeggingen genoteerd. Dit verloop voor 2009 kan nog niet tot in de puntjes geanalyseerd worden daar de leden de kans krijgen om hun contributie te betalen tot juni 2010. 4. De aanwezige leden krijgen een balans per 31 december 2009 en een verlies- en winstrekening over de periode 1 januari 2009 tot en met 31 december 2009. De voorzitter geeft een toelichting op elk van de afzonderlijke posten op deze twee financiële overzichten. Vragen van leden worden beantwoord. - HAI wordt georganiseerd ten bate van de bedrijven. Het is niet juist dat de NCA hieraan financieel moet bijdragen. - Sommige correspondenten van de Blik op Portugal worden betaald. Zij schrijven immers voor hun brood. Enkelen schrijven op vrijwillige basis. - De Business Club komt uitgebreid aan bod. Volgens een lid zou het niet zo mogen zijn dat de NCA financieel moet bijdragen voor de BC, waarop de voorzitter antwoordt dat dit de NCA geen geld kost want de contributiebijdrage van 120 Euro is grotendeels een sponsorbedrag. - De kosten voor het onderhoud van de website liggen erg laag. Hier zal verandering inkomen daar de webmaster niet langer op vrijwillige basis wil werken. - De ledenpasjes komen aan bod. - De vraag wordt gesteld of het niet mogelijk is om het ledengeld geleidelijk aan te verhogen. De voorzitter wil niet elk jaar een verhoging doorvoeren, maar stemt er mee in dat een geleidelijke verhoging een optie is, indien nodig. 5. Het schriftelijk verslag en advies van de kascommissie wordt voorgelezen door de voorzitter van de kascommissie. Het advies van de kascommissie aan de Algemene Leden Vergadering om aan het bestuur van de Associação Clube Neerlandês (NCA) Portugal decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid in het boekjaar 2009, wordt in stemming gebracht. Alle aanwezige stemhebbende leden volgen het advies van de kascommissie. 6. De voorzitter geeft een overzicht van de belangrijkste doelen die in 2009 bereikt werden. In 2009 werd de noodzakelijke verhoging van het lidmaatschapsgeld goed ontvangen en het heeft geen negatieve invloed gehad op het verloop van het ledenaantal. De zoektocht naar een nieuwe redacteur voor de Blik op Portugal is zeer positief uitgevallen. De voorzitter denkt dat de NCA een waardige opvolger heeft gevonden in de persoon van Roos Hustinx. Zij creëert met veel energie en enthousiasme iedere maand weer een nieuw blad dat de lezers met plezier lezen. Er zijn enkele nieuwe goede doelen gevonden waar de NCA probeert te helpen via giften en publicaties in de Blik op Portugal. De NCA Jongerenclub die in 2007 is opgericht, is helaas in 2009 opgeheven. Dit lag absoluut niet aan de initiatiefnemers, maar vooral aan het gebrek aan deelnemers. 7. De voorzitter geeft een overzicht van de belangrijkste doelstellingen voor 2010, die tijdens de bestuursvergadering van 18 februari jl. besproken werden. - Er zal geprobeerd worden om meer leden te werven in de andere gebieden van Portugal. Het bestuur bekijkt de mogelijkheden om met een delegatie naar het midden en noorden van Portugal te gaan. - Een betere en nauwere samenwerking met de ambassade en het consulaat van Nederland in Portugal en eventueel met de Belgische ambassade. - Samenwerking met AFPOP wordt opnieuw onder de loep genomen. Er wordt bekeken om in ieder geval een grotere vuist te maken naar de diverse autoriteiten. -Een actieve ledenwerfcampagne opzetten met nieuwe aanmeldingsbrochures. - Er zijn contacten met diverse website bouwers om een geheel nieuwe moderne NCA website te bouwen. De NCA hoopt in de loop van het jaar 2010 hierover een besluit te nemen. - De NCA wil graag weer een kidsclub opzetten, wat inmiddels al is gebeurd en het eerste evenement in de vorm van een paasfeest heeft al plaatsgevonden. De voorzitter was bijzonder blij met het resultaat. 8. Bij de rondvraag worden verschillende vragen gesteld en beantwoord. - De folders voor de ledenwerfcampagne worden verdeeld bij medische centra, dierenartsen, restaurants, enz. Er wordt geopperd om de leden van de BC in te schakelen voor de verdeling van de betreffende folders. - De Zomereditie van de Blik op Portugal valt niet onder de doelstelling van 2010 daar het blad in de eerste editie niet gelieerd wordt aan de NCA. De NCA mag niet opdraaien voor de kosten en het blad moet financieel gedragen worden door de advertentieverkoop. Het blad krijgt de naam Blik op Algarve en wordt half juni verspreid. - Een lid oppert om meer uit de Business Club te halen. De voorzitter kan dit alleen maar beamen. Er wordt vooral gedacht aan het organiseren van oa. loterijen ten bate van liefdadigheid, wat ook weer het clubgevoel versterkt. Dit onderwerp zal uitgebreid besproken worden met de voorzitter van de Business Club. Suzanne Luza meldt zich aan als vrijwilliger. - Er wordt geen speurtocht/rally meer georganiseerd. Dit is nooit een initiatief van de NCA geweest maar van vrijwilligers - Een lid dankt de voorzitter, zijn echtgenote en secretaresse voor hun geleverde inspanningen. 9. De voorzitter dankt de aanwezigen voor hun bijdrage en sluit de vergadering om 13.00 uur.     AGENDA ALGEMENE LEDENVERGADERING NCA 21 april 2010 Opening en welkom Goedkeuring notulen ALV vergadering 21/04/2009 Analyse ledenbestand Financieel verslag en toelichting 2009 Verslag en advies van de kascommissie Gerealiseerd 2009 Doelstellingen 2010 Rondvraag Sluiting

De volgende stukken van de Algemene Leden Vergadering kunt u via Email bij ons opvragen:   - ALV Associação financieel overzicht 2009   - ALV Analyse balans en vw 2009 Stuur een mailtje naar info@ncaportugal.com

   

Notulen van de Algemene Ledenvergadering van de Associação Clube Neerlandês (NCA) Portugal gehouden op 21 april 2009 in restaurant Mama Putih in Boliqueime. Aanwezig: 9 stemhebbende leden, waaronder de voorzitter van de kascommissie, het comité van de Algemene Vergadering bestaande uit de voorzitter en twee secretarissen, bestuursleden en het lid Barbara van Gelderen. Alle aanwezigen hebben de convocatie ontvangen alsmede de agenda die tien onderwerpen bevat. De secretaresse wordt aangesteld als notulist van de Algemene Vergadering.   1.  De voorzitter opent om 11:00 uur de vergadering, heet iedereen welkom en meldt dat de NCA in april 2002 gestart is en dat de vereniging in 2005 de officiële status van ‘Associação’ gekregen heeft. Dit is de vierde Algemene Leden Vergadering. Het moge duidelijk zijn dat er bij de leden weinig animo is om aanwezig te zijn, ondanks de algemene oproep gepubliceerd in het NCA magazine Blik op Portugal.   2.  De notulen van de Algemene Leden Vergadering gehouden op 11 april 2008 zijn gepubliceerd in het NCA   3.  De voorzitter presenteert een analyse van het verloop van het ledenbestand in 2008. Het totaal aantal leden is in dit jaar met 12% toegenomen. Er is een lichte stijging in de basisleden en er is een stijging in de volledige leden van 15%. In de EU-leden wordt een toename geregistreerd van bijna 100%. 75 % van de leden woont in de Algarve en 25% woont in andere delen van Portugal. Er wordt door een lid opgemerkt dat alle leden enthousiast zijn over de Blik op Portugal. Er worden op vele strategische plaatsen 2 exemplaren van het maandblad ter inzage voorzien. Dit brengt nieuwe leden. Een samenwerking met Beiras en Lissabon zou een nog grotere uitbreiding betekenen. Bovendien moet het resultaat van de nieuwe lidmaatschapskaartjes afgewacht worden.   4.  De aanwezige leden krijgen een balans per 31 december 2008 en een verlies- en winstrekening over de periode 1 januari 2008 tot en met 31 december 2008. De voorzitter geeft een toelichting op elk van de afzonderlijke posten op deze twee financiële overzichten. Vragen van leden worden beantwoord.   5.  Het schriftelijk verslag en advies van de kascommissie wordt voorgelezen door de voorzitter van de kascommissie. Het advies van de kascommissie aan de Algemene Leden Vergadering om aan het bestuur van de Associação Clube Neerlandês (NCA) Portugal décharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid in het boekjaar 2008, wordt in stemming gebracht. Alle aanwezige stemhebbende leden volgen het advies van de kascommissie.   6.  Voor het op punt zetten van de officiële administratie, moet er nogmaals gestemd worden over het voorzitterschap van de NCA, met name de benoeming van Léon Geerlings. Connie Geerlings-Augustinus wordt voorgedragen als opvolger van Mieke Pieterman als secretaris-generaal. De zetel van de vereniging van Urb. Os Canais, Caixa Postal 710K in Ferreiras wordt gewijzigd naar Apartado 203, 8401-902 Lagoa. Alle voorgaande mutaties dienen notarieel vastgelegd te worden. Léon Geerlings en Connie Geerlings-Augustinus hebben voor deze mutaties en tekening bevoegdheid een volmacht nodig. Er wordt een stemming gehouden over de voorgestelde mutaties en de respectieve volmacht. De wijzigingen worden aanvaard en de volmacht wordt goedgekeurd door de aanwezige leden met algemene stemmen. Een van de leden bedankt de voorzitter en zijn echtgenote voor hun succesvolle inzet.   7.  De voorzitter geeft een overzicht van de belangrijkste doelen die in 2008 bereikt werden. De samenwerking met de Afpop is tot nu toe beperkt gebleven tot de uitwisseling van de wederzijdse informatierapporten. De vernieuwing van het clubmagazine met een nieuwe naam en layout is een groot succes. De website is in een nieuw jasje gestoken en heeft een mooie en moderne uitstraling. Door de leden wordt even een vergelijking gemaakt van de Afpop met de NCA. Iedereen stemt er mee in dat de NCA voor zijn leden een beter beleid voert, alsook krijgt het maandblad van de NCA een betere en mooiere beoordeling.   8.  De voorzitter wil in 2009 bovenal het bloeiende en groeiende beleid van de NCA in stand houden met medewerking van het bestaande bestuur.   9.  Er blijken geen vragen te zijn voor de rondvraag.   10.  De voorzitter dankt de aanwezigen voor hun bijdrage en sluit de vergadering om 12:30 uur.